仕事が遅い人はすぐに業務に取り掛かる人
2024年11月05日
G cube partnersの島田です。
今回のコラムは「仕事が遅い人はすぐに業務に取り掛かる人」です。
これまで累計100社以上ご支援をしてきましたが、「どうもこの会社は仕事が遅いな？」と感じる会社があります。
先日、それに該当する会社で管理職研修を毎月行いました。
その際にお伝えしたのは、仕事の依頼を受けてすぐその場で「やります！」と言って業務に取り掛かり始める人は仕事が遅いということです。
もう少し具体的に言うと、仕事が遅い人は5W1Hが曖昧または意識が低いことが多いとお伝えしました。
定番すぎて言うまでもないことだと思いますが、5W1Hは以下の６つですね。
①Who：誰が、誰に
②What：何を
③When：いつ、いつまでに
④Where：どこで
⑤Why：何のために
⑥How：どうやって
この5W1Hの観点で、仕事が遅い人や会社の３パターンを紹介します。
【パターン１：意識の欠落】
仕事が遅い人・会社の特徴の１つに「When：いつ・いつまでに」という納期・期限への意識が甘いことがあります。
納期を決めるとストレスがかかるものですが、この仕事の納期を明確にすることから逃げてしまうと（特に組織のトップや管理職者にこの甘えがあると）その組織は統率が取れなくなり、物事の進みが非常に遅くなります。
納期を守ることへの意識は基本中のキです。
どんな業務でも必ずWhenは定めるようにしましょう。
【パターン２：全体像把握・アウトラインが無い】
業務を行う上で5W1Hのどこかが曖昧で、仕事の進め方が非効率になってしまうこともよく見る光景です。
5W1Hが曖昧なままで仕事を受けてもその後の進め方が見えていないために結果的に遠回りで無駄な進め方をしてしまうのです。
仕事を受けた時にはまず初めに5W1Hを明確にし、全体像・アウトラインを定めてから業務にあたるクセを付けていきたいですね。
【パターン３：業務の本質が見えていない】
⑤Whyが曖昧なままに業務をする人も大変多いです。
仕事を与えられる際に嫌な顔ひとつせず前向きに仕事を受け、すぐに実行するスタンスはとても良いことなのですが、「なんのために」という目的が曖昧なままだとその業務の本質を見失い、成果物ができても結果的に初めの方からやり直しになってしまうことが非常に多くなります。
先に挙げた管理職研修を行った会社では、その中の管理職者は
ウチの会社はすぐに「やります！」と言って（後先のことや業務の本質を見ずに）とにかく素直に早く取り掛かり始める人材を求めている会社なのかと思ってました
という発言まであったほどです。
これでは仕事が遅いのも当たり前ですね。
表面的なやり取りだけをするだけなので確認漏れも増えるし、その仕事は何のためにやるのか？と質問を受けた際に答えられず、結果的に求められたものとは全く違う成果物が出てきてしまってやり直しが発生し、無駄な作業時間が非常に多くなってしまうのですね。
上記３パターンはいずれも多くの会社で見る光景です。
仕事を発注する側も受ける側も5W1Hを明確にし、全体のアウトラインを定めてから業務にあたるクセをつけ、効率的に早く仕事をしていきたいですね。
今回はここまで。
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