ムダな会議

2024年08月26日

＜第73回＞

Ｇ cube partners の青野です。

皆さんの会社でも会議は頻繁に行われていると思います。
有益で有意義な会議もあるでしょうし、「ムダだな」と思う会議もあるでしょう。

皆さんはどんな時に会議がムダだと思いますか？

今回は「ムダだな」と思う会議について書いてみたいと思います。

会議の５悪（会せず、会して議せず、議して決せず、決して実行せず、実行して責を取らず）をご存知だと思います。
このことからも会議というのは組織の課題や方向性について、報連相や議論を繰り返しながら意思決定する、Face to Faceの直接対話によるコミュニケーションの場ということが出来ると思います。

「会議」と言われているモノには以下のような種類があります。

①対象案件の決裁権を持った人が判断を下すための会議
②関係各所からの参加者の意見をまとめるための会議
③参加者が必要な情報を共有するための会議
④参加者からたくさんの意見、アイデアを抽出、収集するための会議
⑤参加者に対して決まり事の指示や依頼をするための会議

などです。

前述の通り、「会議」は「意思決定」「結論」を出すために行うことが主目的だと思いますが上記の①〜⑤の中で「意思決定」「結論」が必要な「会議」は①と②です。

③〜⑤は「結論」を出すというより決まっていることの伝達や共有、または、結論を出す、意思決定をするの状況把握や意見の抽出が目的の「会議」です。

このようにそれぞれ行われている「会議」には「目的」がありますが、事前にその目的が明示されていない、伝達されていないときに参加者によっては「ムダ」と感じてしまうケースがあるようです。

いかがですか？

皆さんの会社で行われている会議はそれぞれ、どのような（何のための）会議で、その目的が参加者に伝わった状態で会議が行われていますか？

それが出来ていて、且つ、ファシリテーター、もしくは、議長がその目的に合わせた進行が出来れば「ムダな」会議にはならないでしょう。

名称も「会議」とするのではなく「○○決定会議」とか、「△△共有会」といったように名称から目的が分かるようするというのも参加者に何のための会議かを伝える一つの方法だと思います。

すべての行い、行動には目的があります。
目的を意識して動くか、意識せずに動くかでは結果に大きな差が生まれるでしょう。

これを機会に現在、実施されている「会議」を棚卸して、目的に即した準備、進行が出来ているのかなどを見直してみてはいかがでしょうか。

前からやっているから、定例だからといった思考停止状態で漫然と会議を行っていては、それこそ時間もコストも大きなムダだと思います。

企業ビジョン、経営目標達成に向けて有意義な会議を実施していきましょう。

今回はここまで。

〜自分のために､相手の立場に立って､最後の一念で良い仕事をし､大きな成果をあげよう！〜
〜全ては自分が起点です。自責の考え方で、感謝の気持ちを忘れずみんなで豊かになろう！〜

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