効率的に仕事を行うには？
2024年07月08日
こんにちは、G cube partnersの石木です。
今日は効率よく仕事を行うポイントについて書いてみます。
まずは、業務を行う前に、自分の業務の全体像と目標を明確に把握することが大切です。
仕事の効率が悪い人は、この2つが不明確であるがゆえに、なんとなく場当たり的に仕事をしている方が少なくない気がします。
全体像がみえていると、計画を立てやすく、やるべき事の優先順位付けもしやすくなります。また、目標をしっかりと把握することで、自分が進むべき方向が明確になるため、モチベーションアップにもつながりますし、達成に向けての効率の良い行動を意識するようになります。
次に、一日の始まりに、本日やるべきことを列挙し、To Doリストを作成するのも有効です。その日にやるべきことがしっかりとイメージできたら、場当たり的な仕事はなくなります。
そして、やるべき事の見える化ができたら、優先順位をつけてください。優先順位は、仕事の重要度と緊急性の高さの２つの項目からをつけていきます。集中力が求められる仕事を脳のコンディションが良い午前中に行うなどといったことを意識的に取り入れながら一日のスケジュールを立てる方法もおすすめです。
また、本当に必要な作業なのかを見極め、業務のやり方を見直すことも、効率化の観点で大切です。
例えば、「他の先輩、同僚もやっていたから」という理由で、なんとなく同じことをしているというケースは少なくありません。
もしかしたら、やらなくてもよい作業であったり、もっと効率よく進められる方法もあるかもしれません。
漠然と目の前の作業に取り組むのではなく、1つ1つの作業の意味を理解しながら、改善ポイントはないかを考えることが大切です。
最後に、作業を自分のところでなるべく溜めないことです。直ぐにやれることはなるべく即時に処理をして、自分のところに溜めないようにすることが大切です。自分のところにたくさんボールがあると、持ちきれなくなりこぼしてしまいます。持てなくなる前にボールは相手に投げてしまいましょう。身軽になると全てにおいて余裕ができるので、結果的にミスも少なくなります。
自分の仕事のやり方を客観的に見直して、より効率的に進められるように考える時間を少しとってみてはいかがでしょうか。
本日はここまでとします。
株式会社G cube partners
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