改善計画立案のポイント
2024年10月07日
＜第75回＞
Ｇ cube partners の青野です。
１０月になりました。
ほんとに時間が経つのは早いですね。
今回は「改善計画立案のポイント」について書いてみたいと思います。
皆さんの会社でも業務改善は年々、日々行っていると思います。
トヨタの豊田英二さんが「乾いたタオルでも絞れば水がでる」と言ったという話は有名ですよね。
あの言葉、 実は言葉が一つ抜けていて、「乾いた（ように見える）タオルでも、知恵を絞れば水が出る」と言ったそうです。
言葉が一つ抜けるか抜けないかで意味合いも大きく変わってしまいます。
改善を進める際の一番大きな障壁は「思い込み」です。
「改善、改善というけど今までやり続けてきて、やり尽くしたよ」
という想いを持たれている方がたくさんいらっしゃるのではないでしょうか。
でも、豊田英二さんが仰るように「乾いたように見え」ているだけかもしれませんよね。
もう改善はやり尽くしたと思っても、ゼロベース改善に取り組む、より良くを目指すというスタンスはとても大切です。
新たな視点や切り口を見つけるには他社、他部門などの事例やベストプラクティス（最善の方法や最良の事例）などと比較したりすることが効果的です。
そのモデル、事例と自社の差異を見つけ出し、違いを埋めるための施策を検討すると良いと思います。
では、そろそろ計画立案のポイントを簡単にまとめましょう。
１．目的の整理
目的の整理をすることは、業務改善計画書を立案する上で最も重要な事柄です。どこの、何を、どのように改善したいのかといった目的を明確にすることが何より大切です。
改善とは現状よりもＱＣＤをレベルアップさせていくことです。
ＱＣＤとはご存知の通り「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の頭文字を取った略語です。業務改善を実施する際にも、この3つの観点を意識して推進していく必要があります。
コストを下げても品質が落ちて顧客からの信頼を損なうなどといったことはあってはなりません。
「早い、上手い（正確）、安い」なのか、「安い、早い、上手い（ある程度正確）」によっても改善のアプローチは変わってくるでしょう。
そういった自社、自部門のあるべき姿、ありたい姿が明確に描けていないと改善目標も明確化出来ないでしょう。
理想と現状とを比してミスを減らす、コストを下げる、リードタイム・納期を短縮するなど、まずはどこにフォーカスして活動を進めていくのかも絞る必要があります。
そこのギャップが解決課題となります。
また、課題を整理する上で目標は数値化しないといけません。
認識している課題をどう解決したら業務改善が成功となるかについてが、改善計画書に記載され「目的」となります。
目標の記載はできるだけ具体的な項目に落とし込み、かつ、数値化で明記していくことが成果を評価する上でのポイントとなります。
２．業務の可視化
目標の整理が終われば、現状の業務の可視化を実施していきます。
可視化の手順については、項目の一覧化や業務フローの作成などにより実施していきましょう。
業務の可視化については、今、行っている業務をできるだけ漏れなく洗い出すことが重要です。「だれが、いつ、どのタイミングで何をどうするのか」を基準に業務を可視化していき、同じ観点での確認やチェックを複数部署で行っているなどの無駄を見つけることも同時に行っていきましょう。
業務フローなどの作成については、ある程度のスキルを要する場合もありますので一覧化などを担当者に依頼し、ヒヤリング形式で業務の整理や可視化を進める方法もあります。一覧化や業務フローを作成することにより工程の無駄を見つけることも多々あり、それだけでも大きな工数削減に繋がる場合もあります。
３．優先順位付けと実施項目の細分化（５Ｗ１Ｈの明確化）
目的、目標の明確化、業務の可視化の次は、改善施策のアイディア出しです。
これはベテラン作業者、新人を含めてみんなのアイデアを出し合うことが大切です。
出てきたアイデアをすべて書き出し、どの案を採用するのか、それぞれの案をどの順番で、誰が、いつまでに実施するのかなどを決めていきます。
それぞれの活動、取り組みの実施順を間違うと二度手間が起こったり、取り組みがムダになったりと良いことは何もありません。
計画化とは実施項目に日付を入れることです。
ざっと書きましたが計画立案のポイントは上記の通りです。
何を、何のために、誰が、どのように、どれくらい、いつまでにやるのかを明確化し、計画書に落とし込み、みんなで内容、進捗を共有することが成果に繋げていくためには不可欠です。
みんなで共有できるよう「計画書」に落とし込み成果に繋げていきましょう。
今回はここまで。
〜自分のために､相手の立場に立って､最後の一念で良い仕事をし､大きな成果をあげよう！〜
〜全ては自分が起点です。自責の考え方で、感謝の気持ちを忘れずみんなで豊かになろう！〜
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