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自動車整備部門のRPA活用事例

2021年10月11日


G Cube Partnersの島田です。



今回のコラムは「自動車整備部門のRPA活用事例」です。


以前のコラムでは車販部門のRPA活用事例をお伝えしました。

今回は自動車整備部門で取り組んでいるRPA活用事例の中でも、代表的な5つの自動化が可能なタスクをご紹介いたします。



①顧客リストの精査・更新

顧客管理システムに登録されている顧客リストは、来店履歴・整備履歴・予約更新・取引金額など、随時更新する必要があります。

また、場合によっては、転居したり廃車をした場合や来店履歴が無くなったりなど、リストの精査をする必要も出てきます。

このような更新や精査をする際は、Aというシステムに入力されている情報を、Bというシステムにコピー&ペーストするなど、ソフトウェアをまたいで転記する必要があります。

このような転記作業はRPAが最も得意とすることです。

出力する箇所と内容、入力する箇所と内容が固定化されているため、RPAに覚えさせることが可能となります。



②実績集計

実績を把握するために集計表を作成し、来店数・入庫数・売上・粗利などを各拠点ごとに毎日リアルタイムで入力しているケースがあります。

この入力作業は一人一人は15分ほどかかることですが、各拠点の各部門で実施しているため、全員の入力時間を合計すると1~2時間も時間がかかっていることも珍しくありません。

そこでこの集計表入力のRPAを活用すれば、2時間分の人件費が浮くことになり、その時間は別の作業に充てることができます。

集計業務は正確な実績を知るために無くてはならない業務ですが、それこそ誰でもできることであり、且つ作業手順が決まっていることなので、RPA活用ができる典型例です。



③DM印刷

整備部門にとって大事な業務の1つが過去客へのDMの印刷と送付です。

ポストに投函する作業はさすがに人的作業が必要となりますが、DM印刷はRPAで実行することが可能です。

具体的には、

・顧客管理システムから、車検・点検・オイル交換の時期が近く、且つまだ予約が確定していないお客様のリストをExcelに抽出する

・それぞれ一人一人のお客様の名前と住所などをハガキに印刷する

という2つの内容を自動化できます。

このような作業も誰でもできることであり、1件1件は大したことない時間ですが、顧客数が数千件、数万件ある場合は、合計するととても大きな時間になります。

DM印刷は毎月実施することなので、一度RPAで組んでしまえば以後ずっとこの作業がなくなります。



④SMS・LINEなどの自動送信

DM印刷と同じ原理ですが、車検・点検・オイル交換のお知らせや、来店お礼のSMSを自動送信するRPAを組んでいる会社様もあります。

例えば、「〇〇様、ワゴンRの12ヶ月点検の時期が近づいています。こちらからご予約ください。https://www.・・・・」といったメッセージを、お客様にSMSやLINEで自動送信することができます。

このような作業も誰でもできることなので、RPAに任せることが大切となります。



⑤コールセンター集計

既存客へのサービス来店の予約促進のために、コールセンターを設置している会社様もあるかと思います。

サービスのコール結果は、「予約獲得」「他社流出」「転居」「廃車」「車両譲渡」「つながらない」などの結果が出てきますが、このようなコール結果を顧客管理システムに入力する作業をRPAが自動で行うことが可能になります。

顧客数が多い会社などはコールの件数も多いため、一度組んでしまえば大きな効果が期待できるでしょう。






いかがでしたでしょうか。



今回の5つはほんの一例で、RPAに置き換えられる作業は、部品発注、経理ソフトへの入力など、他にもたくさんあります。


繰り返しますが、RPAは誰でもできる、ルールが定まっている、ルーティンワークをPCが自動で実施してくれるソフトウェアです。


ある会社では、顧客満足度が直接的に上がらない作業はRPAが行い、顧客満足度が高まる業務(接客や挨拶など)は従業員が時間をかけて行うようにし、そして同時に残業時間も減らしていくということをRPA導入の目的にしています。



ホリエモンこと堀江貴文さんは、ホワイトカラーの9割の仕事がこれから不要になると言っています。



思考が不要な誰でもできる単純作業やルーティンワークはどんどんRPAに任せて、顧客満足度を高める業務に集中する企業にしていきましょう。





島田の過去のコラムはこちら





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